Je had echt bedacht vandaag al die taken van je takenlijst af te kunnen vinken. Je kijkt op je horloge: al weer zo laat? De dag is vaak al om voor je er erg in hebt en je takenlijst is bij lange na niet af. Herken je dat je graag zoveel wilt doen maar dat je het niet voor elkaar krijgt?
Hoe komt het nou dat je het niet voor elkaar krijgt?
We denken vaak veel te optimistisch. Nog even dit mailtje, nog even die cliënt bellen. Dat woordje ‘even’, gebruik jij dat ook vaak? En hoeveel tijd plan je dan in voor dat ‘even’? Dat ‘even’ duurt vaak langer dan we denken of er komen soms nog weer acties uit die je niet had voorzien en zo wordt je takenlijst stiekem elke keer langer. Dus stop met denken in ‘even’ want veel dingen duren langer dan je denkt!
Hoe maak je een realistische planning?
De vraag is dan hoe krijg je het wel voor elkaar om je taken af te krijgen? Met onderstaande twee tips moet het lukken:
- Plan niet te veel en ben daar tevreden mee: hoe meer je plant, hoe groter de kans dat je het niet haalt. Je takenlijst kan heel lang zijn, het werk is nooit klaar, dus taken blijven er wel komen. Het is dus niet realistisch om te denken dat je alles van je takenlijst gedaan kunt krijgen. Plan daarom liever vier dingen die je wèl kunt doen en dus kunt afvinken, dan tien taken waarvan je de helft niet afkrijgt. Dat kan frustratie in de hand werken en is demotiverend. Het is veel fijner om dat wat je je had voorgenomen wèl voor elkaar te krijgen.
- Houd altijd rekening met onverwachte zaken. Je zit in een vergadering of afspraak die tot 10 uur zou duren, maar je ziet dat het al 10 over 10 is. Hoe kun je dit gesprek afronden? Want je had tien minuten geleden al bij een andere afspraak moeten zijn. Het komt vaak genoeg voor dat afspraken langer duren en dat je niet zomaar weg kunt. Dat geeft een onrustig gevoel. Maar als je weet dat je nog wel even ruimte hebt voor wat uitloop, dan is het minder erg en zit je er veel rustiger bij. Zorg dus dat je rekening houdt met uitloop. Let wel op: praat het niet goed als de afspraak altijd uitloopt. Kijk goed wat je er zelf aan kunt doen om toch op tijd te stoppen. Het gaat me er hier vooral om dat je in sommige gevallen die uitloop moet accepteren en als je daar geen rekening mee houdt, dan loop je achter de feiten aan.
Onverwachte zaken zijn dus afspraken die uitlopen maar denk ook aan het telefoontje van een cliënt wat je niet had voorzien of de langere reistijd van A naar B. Dus plan je agenda niet de hele dag vol en houd ruimte.
Kortom: plan niet te veel en plan ruim. Als je deze tips toepast in het opstellen van je planning, wordt jouw planning veel realistischer en is de kans groter dat je het voor elkaar krijgt. En dus gedaan krijgt dat wat je wil doen. En ja, dat is misschien minder dan je van tevoren had gehoopt of had gewild, maar het is in ieder geval wel realistisch en dat geeft heel veel voldoening.
Wil je meer leren over hoe je realistisch kunt plannen, hoe je overzicht krijgt op welke taken gedaan moeten worden en dat je ook nog energie overhoudt? Kijk dan of de online cursus Efficient en Effectief werken wat voor je is.