Het werk is elke dag anders. Cliënten of patiënten vragen je aandacht. Mailtjes en telefoontjes blijven binnenkomen en moeten beantwoord worden. Je weet van tevoren niet altijd wat er op een dag gaat gebeuren, maar je voelt je wel verantwoordelijk dat het werk aan het eind van de dag af is. Hoe ga jij om met al die taken die op je afkomen? Het lijkt soms of je geen keuze hebt en dat je geleefd wordt. Dagelijks maak je onbewust diverse keuzes. En de kunst is om die keuzes nu eens bewust te gaan maken: Ga je direct in op de mailtjes, telefoontjes van of over cliënten die binnenkomen of maak je eerst dat rapport af? Sluit je aan bij die vergadering van dat project waar je eigenlijk weinig mee van doen hebt of ga je aan de slag voor jouw cliënt of patiënt? Efficient je werk organiseren en prioriteren in de zorg doe je zo:
Goede prioriteiten stellen in de zorg
Wil je de juiste prioriteiten stellen, dan zal je keuzes moeten maken. Een manier die ik vaak uitleg aan mijn klanten en die erg helpt in het maken van keuzes, is de priorteitenmatrix. Is een taak of vraag belangrijk en urgent? Of alleen belangrijk en niet urgent? Of geen van beide? De matrix kan je helpen bij het maken van keuzes en in het stellen van prioriteiten.
1. Urgent én belangrijk.
Taken die je zo snel als mogelijk uitvoert omdat er anders (grote) problemen ontstaan. Soms heb je echte urgente ad hoc zaken, als er bijvoorbeeld iets met een cliënt of patiënt is, een crisis of een conflict. Bedenk hierbij of je écht alles uit je handen moet laten vallen en nu aan de slag moet. Over het algemeen kan iets best even wachten en is het dus helemaal niet zo urgent. Maar misschien wel belangrijk.
2. Belangrijk, maar niet urgent
En dan kom je in dit kwadrant. Dit zijn de taken die je inplant om op een bepaald moment uit te voeren. Als je tijd goed managet, dan ben je ruim 90% van de dag hier mee bezig. Het gaat dan om geplande afspraken met cliënten en patiënten. En daarnaast ook zaken als belangrijke vergaderingen, planning en administratie, netwerken, zelfontwikkeling en zelfreflectie. Hoe meer je gericht bent op dit kwadrant, hoe minder activiteiten terecht komen in het eerste kwadrant en hoe minder stress je hebt.
3. Urgent, maar niet belangrijk
In het derde kwadrant zitten onderbrekingen door telefoon, mail, onverwacht bezoek of onbelangrijke vergaderingen. Je wordt gestoord in je eigen(lijke) werk met dingen die in feite niet jouw probleem zijn – ze zijn niet voor niets onbelangrijk. Voor mensen die het lastig vinden om hun grenzen te stellen, vaak ja zeggen en heel graag anderen helpen, kan het zomaar zijn dat je heel veel in dit kwadrant bezig bent.
Als je druk bent met activiteiten in dit kwadrant, ben je vooral bezig met dringende zaken voor anderen. Je loopt dan het risico je eigen prioriteiten en doelen uit het oog te verliezen. Je kunt dit kwadrant minder vol maken door vaker nee te zeggen en taken te delegeren.
4. Niet urgent en niet belangrijk
In het vierde kwadrant zitten zaken die je volop bezighouden en niet bijdragen aan de realisatie van je eigen doelstellingen of die van de organisatie. Het wordt ook wel het kwadrant van de verspilling genoemd. Voorbeelden van dergelijke tijdvreters zijn surfen op het internet, overmatig checken van je e-mail, bezoeken van bijeenkomsten die niet relevant zijn. Vaak zijn het ontzettend leuke dingen. Maar als je de hele dag met taken in dit kwadrant bezig bent, komt er weinig zinnigs uit je handen. Een andere naam voor dit kwadrant is het kwadrant van de vlucht, omdat taken misbruikt worden om belangrijke taken uit te stellen of om op adem te komen.
Het kwadrant ziet er dan als volgt uit.
Werk organiseren in de zorg
Wil je je werk beter organiseren, zorg dan dat je helder hebt welke keuzes je maakt. Waar spring je wel op in en waar niet? Bij alles wat er op je afkomt op een dag heb je een keuze. Bepaal goed bij elke taak of vraag of het echt urgent is en of het wel belangrijk is. Dus of je het nu doet, later doet op het door jou ingeplande moment, delegeert of helemaal niet doet. Zo maak je verantwoord keuzes en houd jij de regie op jouw dag en jouw tijd.
Timemanagement begeleiding voor professionals in de zorg, hulpverlening of welzijn
Kun je wel wat hulp gebruiken bij het maken van keuzes en beter je werk organiseren en prioriteren in de zorg- en welzijnssector of hulpverlening? Neem dan contact met me op. Ik help je graag. Wil je meer tips? Meld je aan voor mijn gratis nieuwsbrief.